Funciones de oficina que domina el empleado

Si vas a trabajar para una empresa, es importante que entiendas, las funciones de oficina que domina un buen trabajador.

Estas funciones de oficina son varias habilidades administrativas que se deben realizar en la empresa para que el negocio funcione. El trabajador tiene que entender que estas funciones son clave para dar buena calidad y tener una eficiencia buena.

Cuando te presentas a una entrevista, debes conocer que funciones de oficina dominas para ponerlo en tu solicitud de empleo y las empresas puedan ver que cumples con las funciones básicas. Si no conoces estas destrezas, te vamos a platicar a continuación cuáles funciones debes tener.

Funciones principales de oficina que domina el buen empleado

Habilidades de atención al cliente

Entre las actividades principales de atención a clientes se encuentra la recepción. Bien dicen que la primer impresión cuenta muchísimo para darse una idea de algo. Es por ello que quienes dan la bienvenida a los clientes en la empresa, sean capaces de hacerlo de manera cordial y ayudarlo.

funcion de oficina: recepcion

Recuerda que la recepción es el primer contacto que tiene un cliente con la empresa, y puede influir mucho en la opinión que se haga del completo corporativo. Si la bienvenida o el trato en la recepción no es el correcto, el cliente puede tener una mala imagen de la empresa en general, aunque la empresa en si es muy buena.

Atención al cliente personalizada

Esta función esta más enfocada a atender ya sea física o remotamente las necesidades, dudas o quejas que un cliente en particular tenga. Es importante contar con conocimientos del tema o producto para poder resolver estas cuestiones.

Atención por teléfono

En cualquier empresa existe la función de atender a los clientes por teléfono, además, de ser una forma de comunicación directa entre los miembros de la empresa.

Es importante tener buenas habilidades en el habla, paciencia, moderar el volumen, y saber interpretar los problemas de manera rápida. El lenguaje también debe ser apropiado y cordial.

Las empresas tienen instrucciones diferentes de como responder y que hacer en cada caso. Es importante tener los elementos necesarios a la mano para poder resolver la cuestión, se recomienda el uso de diademas para brindar una atención más ágil.

atencion telefonica

Saber documentar archivos

Es importante saber como se administran los archivos internos y externos de cualquier empresa. Un buen empleado debe saber como clasificar estos documentos de la manera correcta.

Además, tiene que registrar todos estos elementos de manera ordenada y llevar un buen control. Si alguien en la empresa lo necesita, se debe saber con certeza donde se puede localizar. Esto incluye el buen manejo de los archivos electrónicos.

archivar documentos funcion de oficina

Buen manejo de los equipos

Dependiendo la empresa, una función de oficina es saber usar las herramientas de trabajo del negocio. Estos pueden ser, las computadoras, teléfonos, copiadoras e impresoras. Es vital estar muy bien familiarizado con estos elementos para saber usarlos bien y no causarles daño.

Tecnologías IT o informática

En la mayoría de los negocios ya se piden conocimientos básicos de la computadora y algunos de sus software. Estos suelen ser la paquetería de office que incluye Word, Excel y Power Point. Además, de otros programas informáticos como Skpe o incluso el WhatsApp.

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En esta nueva era digital, también se piden conocimientos básicos sobre las diferentes redes sociales como Facebook, Instagram y WhatsApp.

Hay empresas por ejemplo que usan WhatsApp Business para dar la atención a sus clientes de manera más rápida.

whatsapp business

Organización en general

Otra función de oficina importante es la de planificar cosas. Estás pueden ser reuniones, juntas y exposiciones. Es importante saber manejar estas reuniones para que se pueda llegar al objetivo y no se conviertan en algo aburrido.

Planificar reuniones o juntas internas, sirven para conocer nuevas ideas sobre algo y trazar metas o estrategias a seguir para el éxito de algo en particular.

planificar reuniones de trabajo

Gestión financiera

Dentro del control y organización, en el área financiera es fundamental llevar registro de todos los movimientos que haga la empresa: compras, ventas, ganancias etc. Ya que esto determina el valor o cómo esta operando el negocio.

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Logística

Se refiere a la organización de los movimientos de los bienes de la empresa. Esto quiere decir definir como se mueven los productos desde el área de preparación hasta su distribución.

¿Cómo ser un buen empleado en la oficina?

La clave para serlo es tener presente las funciones de oficina básicas que se piden en las empresas. Conocer lo que se espera de cada función nos ayudará a mejorar las habilidades que tengamos. Si no contamos con ellas, podemos aprenderlas antes de solicitar un empleo.

Referencias

Sánchez Cueva. (2017). «Funciones desempeñadas como técnico en contrataciones en la oficina de administración-logística del organismo de evaluación y fiscalización ambiental-OEFA»